viernes, 10 de enero de 2014

Descripción Archivística (II): Documentos electrónicos.



Descripción Archivística (II): Documentos electrónicos.


En los últimos años, la importancia de la documentación electrónica, definida por Cruz Mundet como “Documento generado, gestionado, conservado y trasmitido por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, que incluyan necesariamente información firmada electrónicamente”.  

Elemento imprescindible, “los metadatos”, definidos por la norma ISO 15489 como los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.  Sirven para dar a conocer quien ha creado el documento,  cuando se redactó,  Como se realizó, y para qué finalidad se realizó, así como su contenido, su organización interna, su estructura diplomática y los usos dados al documento.  

Hay dos normas en relación con la documentación electrónica, la EAD (Descripción archivística codificada) y EAC (Encoded Archival Context).


  • Descripción Archivística Codificada (Encoded Archival Description Document Type Definition): resultado de la iniciativa de diversas instituciones norteamericanas bajo la coordinación de la “Society of American Archivists”.  Con  la EAD, se permite adaptar  las normas básicas de descripción con las que contaban en Norteamérica (APPM, RAD e ISAD),  al procedimiento requerido para poder trabajar  y difundir  a través de las TIC los documentos.  Podemos decir que es una norma,  para codificar  los instrumentos de descripción  usando programación informática como la XML (Extensible Markup Lenguage). 
  • Encoded Archival Context: modelo normalizado,  que permite codificar y intercambiar información referida a los productores documentales,  y los condicionantes de génesis y gestión de los documentos.


Bibliografía:
Cruz Mundet, J.R. (2012): Archivística, Gestión de documentos y administración de archivos, Alianza Editorial.

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