Descripción Archivística (II): Documentos electrónicos.
En los últimos
años, la importancia de la documentación electrónica, definida por Cruz Mundet
como “Documento generado, gestionado, conservado y trasmitido por medios
informáticos, electrónicos o telemáticos, que incluyan necesariamente
información firmada electrónicamente”.
Elemento
imprescindible, “los metadatos”, definidos por la norma ISO 15489 como los
datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos
y su gestión a lo largo del tiempo.
Sirven para dar a conocer quien ha creado el documento, cuando se redactó, Como se realizó, y para qué finalidad se
realizó, así como su contenido, su organización interna, su estructura
diplomática y los usos dados al documento.
Hay dos normas en
relación con la documentación electrónica, la EAD (Descripción archivística
codificada) y EAC (Encoded Archival Context).
- Descripción Archivística Codificada (Encoded Archival Description Document Type Definition): resultado de la iniciativa de diversas instituciones norteamericanas bajo la coordinación de la “Society of American Archivists”. Con la EAD, se permite adaptar las normas básicas de descripción con las que contaban en Norteamérica (APPM, RAD e ISAD), al procedimiento requerido para poder trabajar y difundir a través de las TIC los documentos. Podemos decir que es una norma, para codificar los instrumentos de descripción usando programación informática como la XML (Extensible Markup Lenguage).
- Encoded Archival Context: modelo normalizado, que permite codificar y intercambiar información referida a los productores documentales, y los condicionantes de génesis y gestión de los documentos.
Bibliografía:
Cruz Mundet, J.R.
(2012): Archivística, Gestión de documentos
y administración de archivos, Alianza Editorial.
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