La Clasificación: El Cuatro de Clasificación.

La Clasificación: El Cuatro de Clasificación.

La clasificación  establece una estructura lógica de los fondos documentales  y  facilita la localización de los documentos en la estructura del archivo.  Bajo las premisas del principio de procedencia o el principio de respeto al orden original de los documentos. La clasificación es la separación o división de los conjuntos de elementos, creando clases o grupos.  Unida a la idea de separar, y una aplicación a la totalidad de los fondos o secciones de los fondos.   T.S. Schellenberg en 1858 estableció tres tipos de clasificación, por acciones, por estructura orgánica o por los asuntos. 

Tres Sistemas de Clasificación

La clasificación mas empleada es la funcional,  o la mixta entre orgánica y funcional.  Cruz Mundet lo justifica  por tres motivos: la clasificación funcional es más objetiva (refleja funciones de los organismos),   es estable (perdura más en el tiempo) y se sustenta en la propia naturaleza de los documentos. 

La clasificación pose unos principios enunciados por T.R. Schellenberg y recogidos por Antonio Heredia y son 7.  Básicamente exponen que la clasificación es anterior a la ordenación, la clasificación ha de ser consistente con un solo sistema, y evitar títulos ambiguos  como “Varios” o “Misceláneos”. 

El resultado del proceso de clasificación es la creación del llamado “Cuadro de Clasificación”,  que actúa como una referencia del proceso de clasificación del fondo o fondos documentales de la institución.   Una definición de “Cuadro de Clasificación”:

Estructura jerárquica y lógica de los fondos, dividiéndolos en grupos que reflejan una acción, una función o una actividad de la institución, y sirve como guía para la localización de las series documentales. Pose distintos niveles, dependiendo del sistema de clasificación y de las contingencias propias del fondo o fondos documentales de la institución.  Un esquema básico de cuadro de los niveles de clasificación puede ser el siguiente, y que sigue de lo general a lo específico.

Elementos principales de un cuadro de clasificación, según las necesidades concretas se desarrollan otros elementos.

 Enlaces:

-Archivo Historico Naciona (AHN) y Archivos de Titularidad Estatal: Pares

-Archivo General de la Región de Murcia (AGRM): AGRM

Bibliografía:

Cruz Mundet, J.R. (2012): Archivística, Gestión de documentos y administración de archivos, Alianza Editorial.

Archivística: Concepto, Funciones, Etapas y Paradigmas.

Archivística: Concepto, Funciones, Etapas y Paradigmas.

Concepto:

Diccionario de terminología archivística  del Consejo internacional de archivos (CIA): Estudio Teórico y practico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”,  archivos como conjunto documental y como el edificio e instalaciones.

Cruz Mundet lo define como “Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso y cuyo método se articula en torno a unos usos archivísticos”. 

Funciones:

V. Cortés estableció en 1979, tres funciones para el archivo, “recoger,  conservar y servir”. 

Etapas teóricas:

• Archivo oficina o gestión, durante un periodo de 0 a 5 años.
• Archivo central, durante un periodo de 5 a 15 años.
• Archivo intermedio, durante un periodo de 15 a 30 años.
• Archivo histórico: conservación permanente de la documentación seleccionada.

Paradigmas:

Principio de Procedencia (Respect des fonds): En relación al concepto de “fondo de archivo” enunciado por Natalis de Wally el 24 de abril de 1841 en una circular siendo jefe de la sección administrativa de los archivos administrativos. 

Ciclo vital de los documentos (Records lifecycle): el documento atraviesa por varias fases, desde que se elabora hasta su conservación permanente  o expurgo del documento. Presenta tres críticas a este principio: en primer lugar que los documentos no mueren,  en segundo lugar que la división en tres edades es estricta, y una última critica, por su excesivo interés en los documentos como entidades físicas y en las tareas de operaciones, elementos irrelevantes para la documentación electrónica.

Concepto de continuidad de los documentos. Se establece en torno a cuatro ejes (Archivístico, probatorio, transaccional e identitario) y genera cuatro dimensiones (Crear, Capturar, Organizar y Pluralizar).

Bibliografía:

Cruz Mundet, J.R. (2012): Archivística, Gestión de documentos y administración de archivos, Alianza Editorial.

Duchein, M. (1977): “Le respect des fonds en archivistique. Principes théoriques et problemes pratiques”, La Gazette des Archives, 97, pp. 71-96.

Duchein, M. (1985): “El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos”, En la administración moderna de archivos y la gestión de documentos, Paris: Unesco, pp.  69-92.

Cortés, V. (1979): Archivos de España y América. Materiales para un manual, Madrid: Universidad complutense.