La Clasificación: El Cuatro de Clasificación.

La Clasificación: El Cuatro de Clasificación.

La clasificación  establece una estructura lógica de los fondos documentales  y  facilita la localización de los documentos en la estructura del archivo.  Bajo las premisas del principio de procedencia o el principio de respeto al orden original de los documentos. La clasificación es la separación o división de los conjuntos de elementos, creando clases o grupos.  Unida a la idea de separar, y una aplicación a la totalidad de los fondos o secciones de los fondos.   T.S. Schellenberg en 1858 estableció tres tipos de clasificación, por acciones, por estructura orgánica o por los asuntos. 

Tres Sistemas de Clasificación

La clasificación mas empleada es la funcional,  o la mixta entre orgánica y funcional.  Cruz Mundet lo justifica  por tres motivos: la clasificación funcional es más objetiva (refleja funciones de los organismos),   es estable (perdura más en el tiempo) y se sustenta en la propia naturaleza de los documentos. 

La clasificación pose unos principios enunciados por T.R. Schellenberg y recogidos por Antonio Heredia y son 7.  Básicamente exponen que la clasificación es anterior a la ordenación, la clasificación ha de ser consistente con un solo sistema, y evitar títulos ambiguos  como “Varios” o “Misceláneos”. 

El resultado del proceso de clasificación es la creación del llamado “Cuadro de Clasificación”,  que actúa como una referencia del proceso de clasificación del fondo o fondos documentales de la institución.   Una definición de “Cuadro de Clasificación”:

Estructura jerárquica y lógica de los fondos, dividiéndolos en grupos que reflejan una acción, una función o una actividad de la institución, y sirve como guía para la localización de las series documentales. Pose distintos niveles, dependiendo del sistema de clasificación y de las contingencias propias del fondo o fondos documentales de la institución.  Un esquema básico de cuadro de los niveles de clasificación puede ser el siguiente, y que sigue de lo general a lo específico.

Elementos principales de un cuadro de clasificación, según las necesidades concretas se desarrollan otros elementos.

 Enlaces:

-Archivo Historico Naciona (AHN) y Archivos de Titularidad Estatal: Pares

-Archivo General de la Región de Murcia (AGRM): AGRM

Bibliografía:

Cruz Mundet, J.R. (2012): Archivística, Gestión de documentos y administración de archivos, Alianza Editorial.